eSocial e as mudanças culturais na administração de pessoal

Post escrito por Fabio G., Coordenador de Administração de Pessoal da Gi Group, originalmente publicado no LinkedIn. No texto, Fabio conta a evolução do eSocial e suas perspectivas para o futuro, com base em sua experiência pessoal. 

Desde o início das exigências do eSocial, em janeiro de 2018, inúmeras mudanças foram anunciadas, tanto nos prazos quanto no leiaute e nas exigências de informações, diversificando o foco da Administração de Pessoas. Agora, aquele Departamento de Pessoal que só processava a folha ganhou uma nova importância.

O mantra “vai ter multa” mobilizou não apenas os profissionais da área, mas também a alta gestão das empresas e departamentos de apoio como contabilidade, financeiro e jurídico. E é nisso que se resume o eSocial, uma obrigação trabalhista acessória que nasceu com o objetivo de simplificar os dados informativos e declaratórios ao governo. Essa obrigação tem um peso de “cumpra-se a lei”, pois os principais dados passam a ser tempestivos e outros começam a ser declarados de uma maneira muito além do que se demandava antes da chegada do eSocial. Até o momento não é tão fácil identificar a simplicidade desse processo.

O início do eSocial e a evolução do processo admissional

Sempre que tenho oportunidade de trocar experiências com colegas de profissão chegamos a uma discussão de uma nova dificuldade em lidar com esse “novo” sistema. Para dar um sentido cronológico à minha abordagem, o início do eSocial veio com o envio dos dados básicos das empresas, conforme enquadramento estabelecido, e um grande desafio para as empresas foi sanear as informações de seus empregados e dividir a responsabilidade de correção com eles, seja indo até a Receita Federal ou Caixa Econômica Federal. Quem viveu esse momento tem incontáveis histórias de como foi a abordagem junto aos empregados, nem sempre tão positiva quanto desejávamos.

Esta etapa de saneamento cadastral foi a principal alavanca do eSocial para as próximas etapas que estavam e estão por vir. Isso tornou os processos admissionais mais exigentes, a documentação do empregado passa a ser muito mais cobrada, e grande parte dos sistemas de folha entra com represamento de processo, pois sem dados completos a admissão não segue em frente.

Tive a oportunidade de passar por grandes empresas e acompanhei essa evolução do processo admissional, que antes era muitas vezes tratado como simples e sem impacto. Hoje, porém, ele se tornou mais que uma etapa de preenchimento de dados numa tela. As férias, por exemplo, assim como os desligamentos, passam a ser informações para o governo. A partir da chegada do eSocial, praticamente tudo que ocorre na vida laboral dos empregados começa a ser parte da mensageria e deve ser transmitido pelos eventos periódicos ou não. A folha passa a ser transmitida mensalmente com as informações previdenciárias, de remunerações e de imposto de renda.

Mudanças nos sistemas e processos

Em agosto de 2018 vimos o início da queda de um GIGANTE: a tão trabalhosa e ultrapassada SEFIP. Ela deixa de ser base para as informações previdenciárias da folha de pagamento e nasce então a DCTFweb, que calcula as cotas previdenciárias com base nos dados tratados no eSocial e no REINF.

A mudança não se restringe simplesmente a novas siglas e cronogramas. Na SEFIP era possível recolher o INSS desde que o empregado tivesse dados de remuneração e dados documentais básicos; a falta de um PIS, por exemplo, até gerava um certo trabalho, mas era só fazer o cadastro e pronto! O processo seguia e bastava transmitir e recolher o FGTS até o dia 7 de cada mês e aguardar o dia 20 para pagar a GPS na íntegra, podendo inclusive, recolher a maior se por algum acaso houvesse um problema com empregado ou autônomo dentro da SEFIP.

O processo de fiscalização da SEFIP sempre foi confuso: a CEF cobrava o recolhimento do FGTS à Previdência Social do INSS, uma guarda compartilhada que começa a se desfazer. A grande mudança no recolhimento do INSS após o eSocial e, consequentemente, a DCTFweb, é que eu recolho o que eu declaro, e eu declaro o que foi transmitido com sucesso ao eSocial. Deste ponto de vista, eu passo a ter impedimentos para recolher — mesmo sabendo que devo — e não existe”jeitinho” de corrigir; a alternativa é seguir as instruções da RFB com um pagamento em contingência, para futuramente efetuar o acerto. Isso facilita para a empresa —ela pode pagar o que deve — mas até que seja regularizada a DCTFweb, o pagamento que ocorreu em contingência não individualiza as cotas previdenciárias dos empregados. Ou seja, o cadastro CNIS não é atualizado, e seu empregado pode consultar e se deparar com a falta de pagamento do INSS, que implica em problemas ao acessar benefícios da Previdência Social.

A grande questão é que regularizar a DCTFweb significa regularizar o eSocial, voltar ao passado e procurar a divergência, que pode ocorrer no envio em qualquer evento periódico ou não, já que a mensageria respeita uma ordem hierárquica para transmissão dos dados. Hoje, falta apenas um grupo de empresas iniciar a compulsoriedade da DCTFweb e, embora com as dificuldades que existem, há situações que o servidor do eSocial entra em lentidão ou fica fora de serviço, dificuldade semelhante ao que existia ao tentar transmitir as informações da SEFIP no Conectividade Social, que aliás ainda existe, já que a cota de pagamento do FGTS permanece existindo na SEFIP, que ainda não sabemos por quanto tempo coexistirá.

O futuro do eSocial

Em breve, a família do eSocial crescerá com a chegada da nova plataforma para recolhimento do FGTS, que até onde sabemos será em um ambiente à parte da DCTFweb, além das informações de Saúde e Segurança do Trabalho, que obedecerão à hierarquia de dados e serão impeditivos para o fechamento da folha de pagamento.

Como profissional da área e gestor de equipe, vejo que as empresas precisam se adaptar. Elas precisarão buscar por sistemas de folha que auxiliem tratativas burocráticas e manter em seu quadro profissionais que sejam a favor de mudanças, já que o governo não estava transparente nem demonstrando interesse em apoiar as empresas em de fato simplificar as obrigações acessórias.

Nas últimas semanas, temos observado alguns esforços em mudanças. O primeiro deles é que o prazo para envio da folha deixa de ser no dia 7 e passa ao dia 15. Outro movimento recente foi a Portaria 300, de 13/06/2019, que estabelece que o eSocial precisa ser simplificado, e convoca todos os órgãos que participam do projeto.

Diante da iminência de que todas as mudanças que ocorreram desde a desoneração da folha de pagamento, no ano de 2012, poderão ser maiores e mais impactantes, sairá na frente quem estiver acompanhando de perto todos os acontecimentos e discussões sobre o tema. Minha opinião é que possa haver um novo cronograma, e que algumas mudanças sejam proteladas até que se defina o caminho a ser seguido.