Entenda o eSocial e o que você precisa fazer

Em 2018, todos os empregadores brasileiros deverão estar adequados ao eSocial. Mas você entende o que é o programa, qual seu objetivo e tudo o que ele implica, seja para empresas ou para funcionários? A Gi Group, um dos líderes globais em soluções de RH voltadas ao desenvolvimento do mercado de trabalho, aborda aqui as principais questões para ajudar na sua adequação.

O que é o eSocial?

O eSocial é um sistema do Governo Federal criado para consolidar todos os dados do trabalhador, como contratações, demissões, férias e alterações no salário, no ambiente digital. O programa deve unificar o envio de informações pelo empregador, possibilitando aos órgãos participantes uma utilização mais eficiente para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.

O programa inclui o Ministério do Trabalho, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal.

Objetivos do programa

Para as empresas, o principal objetivo do eSocial é a simplificação de processos. No entanto, essa simplificação só acontecerá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao programa – o que exigirá muito trabalho e um período de adaptação. O departamento de recursos humanos deve ficar atento aos prazos de cada informação que precisa ser enviada, evitando multas por atrasos. O ideal é fazer a integração dessa área com outras que administram informações sobre o funcionário, como contabilidade e jurídico, buscando facilitar o compartilhamento dos dados relevantes. Assim, todas as informações podem ser consolidadas e enviadas com maior precisão.

Para os funcionários, o eSocial pretende garantir direitos. Os trabalhadores terão acesso online a todos os dados de sua relação laboral com o empregador. Como as informações são enviadas por um sistema e possuem prazos específicos, a fiscalização passa a ser mais intensa. Isso significa que qualquer prática nociva aos direitos do funcionário poderá ser identificada com mais facilidade, aumentando o risco de penalidades para a empresa.

Para o governo, o programa busca um maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador.

Dicas para a implementação

Nas empresas, alguns cuidados podem ser tomados para evitar problemas com essa implementação. O primeiro deles é mapear todas as atividades ligadas ao envio de informações, e indicar quais mudanças são necessárias para realizar a adequação e atender aos requisitos do programa.

Outro ponto crucial é atualizar constantemente as áreas contábil e jurídica. Os responsáveis devem acompanhar as atualizações na legislação, garantindo que os processos estejam de acordo com o programa e as exigências da lei, reduzindo os riscos de erros.

As empresas também devem estar preparadas no aspecto tecnológico (hardware, software e rede), já que o envio das informações é realizado totalmente por meio digital.

Mesmo sem haver um padrão para o processo de implementação, algumas etapas podem ser interessantes para a maioria das empresas, como a realização de comunicações internas para conscientizar os principais envolvidos sobre as mudanças; a revisão dos cadastros para identificar e corrigir inconsistências; a revisão dos processos trabalhistas e previdenciários, para identificar as adequações necessárias; a criação de um padrão para o cadastro dos funcionários; e a criação de um comitê para aplicar e acompanhar as mudanças.

Além disso, mesmo integrando todas as áreas envolvidas, pode ser uma boa ideia centralizar as informações no RH, que fica responsável por enviar as informações de forma unificada – dificultando a ocorrência de erros, atrasos ou inconsistências.

Cronograma

O cronograma de implementação do eSocial varia de acordo com o faturamento do empregador, mas todas as empresas terão de se adequar em 2018 – algumas a partir de 1º de janeiro! Para evitar multas e penalidades, inicie sua adequação o quanto antes. Para saber mais detalhes, acesse o portal www.esocial.gov.br.

Esperamos ter ajudado!