SECRETARIA EXECUTIVA em São Paulo

A Gi Group em parceria com empresa no segmento de concessões de rodovias contrata SECRETÁRIA EXECUTIVA para atuar em SÃO PAULO - SP.

Objetivo da Posição:

1. Será responsável por organizar rotinas administrativas, gerir agendas, apoiar áreas internas e manter relacionamento com fornecedores e clientes externos, garantindo eficiência nos processos e alinhamento às normas de compliance da empresa.

Principais Responsabilidades/Atividades:

• Gestão de agendas: organizar compromissos, reuniões e viagens da diretoria.
• Organização de reuniões: preparar pautas, atas, materiais de apoio e acompanhar decisões.
• Comunicação interna e externa: atuar como elo entre executivos, colaboradores, clientes e fornecedores.
• Gestão de viagens corporativas: reservas de passagens, hospedagens e logística de deslocamento.
• Controle de documentos: arquivamento, digitalização e gestão de contratos e relatórios.
• Suporte administrativo: elaboração de relatórios, apresentações e planilhas.
• Gestão de informações confidenciais: garantir sigilo e segurança em dados estratégicos.
• Apoio em eventos corporativos: organização de workshops, treinamentos e encontros institucionais.
• Interface com fornecedores: negociação de serviços e acompanhamento de contratos de facilities, comunicação e manutenção.
• Acompanhamento de indicadores: suporte na análise de KPIs administrativos e de qualidade.

Requisitos Imprescindíveis:

• Gestão de agendas executivas com domínio na organização de compromissos, reuniões e viagens da alta gestão.
• Organização de reuniões com preparo de pautas, materiais de apoio e outros.
• Gestão de viagens corporativas (reservas de passagens, hospedagens e logística executiva).
• Controle documental.
• Comunicação corporativa para apoio em redação de comunicados, relatórios e correspondências formais.
• Interface com fornecedores.
• Suporte administrativo para apoio em processos internos, indicadores e relatórios de desempenho.
• Conhecimentos avançados em em programas como Outlook e Teams.
• Pacote office completo, em especial Excel e Power Point com nível intermediário.
• Superior completo em Administração de Empresas, Secretariado ou áreas afins.

Requisitos Desejáveis:

Ter atuado em média ou grande empresa.

Inglês intermediário (conversação, leitura e escrita).

Pós graduação, MBA ou especialização na área de negócios ou humanas.

Perfil comportamental imprescindível:

Atenção aos detalhes, capacidade de analise, comunicação oral e escrita, dinamismo, discrição e confidencialidade, ética e compliance, flexibilidade e adaptação, organização e planejamento, proatividade, relacionamento interpessoal e senso de pertencimento.

Outras informações:

Local de Trabalho: Faria Lima | São Paulo SP

Modalidade de contrato: CLT determinado 09 meses

Horário de Trabalho: Segunda a quinta-feira | 08h00 as 18h00 e sexta-feira | 08h00 as 17h00

Formato de Trabalho: 100% presencial

Remuneração: Salário compatível com mercado + benefícios (Bônus de permanência, assistência médica e odontológica, PLR, seguro de vida, transporte e vale alimentação)